Деловые мероприятия давно уже стали самостоятельной отраслью услуг по организации мероприятий. За время существования такого понятия, как «деловые мероприятия», сложились чёткие требования и правила, структура же претерпевает изменения, и связаны они в первую очередь с тем, что с каждым днём становится всё больше новых форм деловых мероприятий.
К организации данного вида событий стоит подходить скрупулёзно, так как деловые мероприятия позволяют не только продемонстрировать свой товар, изучить потребности имеющихся клиентов и обрести новых, но и укрепить своё положение среди конкурентов, и риск в данном случае не нужен.
Успех мероприятия зависит от грамотной подготовки и профессионального исполнения, а потому мы предлагаем следовать нашей инструкции:
1. Цели и задачи.
В первую очередь необходимо понять, каких результатов вы ожидаете? Общие стратегические задачи компании, привлечение целевой аудитории, поиск партнёров или обозначение конкурентоспособности.
2. Формат мероприятия.
В зависимости от первоначальных целей мы определяем формат, смотрим, что лучше подойдёт для реализации поставленных задач: конференция, саммит, партнёрский ужин и пр.
3. Концепция.
Обладая информацией по целям, формату и имеющемуся бюджету (что немаловажно!) мы разрабатываем 2-3 варианта концепций и выбираем наиболее оптимальный для Вас.
4. Подготовка и реализация.
Подготовка – самый сложный и трудоёмкий этап: мы подберем помещение для мероприятия, предоставим трансфер, услуги полиграфии, порекомендуем ведущего и обеспечим лучшим звуковым и световым оборудованием.
5. Проведение мероприятия.
Процесс проведения мероприятия – не столько трудный, сколько ответственный момент: отлаженная логистика события позволит провести мероприятие без каких-либо трудностей.
6. Послесловие.
Часто организаторы останавливаются на пункте №5, но деловые мероприятия требуют иного подхода. Без анализа состоявшегося проекта, вы не узнаете, добились ли вы исходных задач, и в каком направлении строить следующий проект.
Форматы деловых мероприятий:
- выставки;
- форумы;
- конференции;
- семинары;
- переговоры;
- саммиты;
- маркетинговый мероприятия (BTL);
- деловой ужин;